Un tableau de prospection rassemble vos contacts, l’état de chaque échange et la prochaine action à réaliser. Pour un indépendant, les informations les plus utiles sont souvent simples : qui contacter, pour quel besoin, où en est la discussion et quand reprendre la main.
Vous avez des coordonnées dans votre téléphone, des conversations sur LinkedIn, des notes après un événement et quelques devis dans votre boîte mail. Vous connaissez du monde, mais lorsqu’il faut décider qui appeler aujourd’hui, tout devient moins clair. Ce n’est pas forcément un manque de motivation. Votre suivi est peut-être simplement dispersé.
Chez IMPS — Indépendant Mais Pas Seul, nous cherchons à relier une offre claire, les bons interlocuteurs et des actions commerciales que vous pouvez réellement tenir. Un tableau doit vous aider à faire ce travail, sans devenir une tâche administrative de plus.
Télécharger gratuitement le tableau de prospection IMPS au format Excel : une feuille vierge de 100 lignes et une feuille d’exemple remplie. Le téléchargement est direct, sans formulaire. Les six dossiers d’exemple sont entièrement fictifs.
À quoi sert un tableau de prospection quand on travaille seul ?
Retrouver le fil des échanges
Un prospect vous a parlé d’un projet de formation après un événement. Un autre attend le retour de son associé. Une ancienne relation vous a proposé une mise en relation. Ces situations demandent des actions différentes.
Le tableau vous permet de retrouver le contexte avant de reprendre contact. Vous évitez ainsi un message vague envoyé à une personne qui vous avait déjà donné une date de retour, ou une relance inutile sur un projet abandonné.
Si vous cherchez encore comment identifier les bons interlocuteurs, Bpifrance Création propose des repères pour trouver ses clients. Le fichier de suivi intervient dans cette démarche : il vous aide à organiser les contacts pertinents et leurs suites.
Transformer une intention en prochaine étape
« Relancer mes prospects » reste une intention. « Demander à Mme A. si le périmètre du devis correspond à sa priorité, mercredi » est une action que vous pouvez inscrire dans votre agenda.
La colonne qui fait souvent la différence est la prochaine action datée. Un fichier rempli de noms, sans décisions à prendre, donne une impression d’activité tout en vous laissant au même point.
Que contient notre modèle Excel gratuit ?
Une feuille vierge et un exemple séparé
Le classeur contient deux onglets. Dans « Mon suivi », vous saisissez vos propres dossiers. Dans « Exemple fictif », vous découvrez six situations : une proposition à suivre, une validation interne, un rendez-vous à préparer, une vente gagnée, un projet perdu et un dossier en pause.
Les données d’exemple restent dans leur onglet. Elles ne sont pas intégrées aux indicateurs de votre feuille personnelle. Vous pouvez donc comprendre le fonctionnement sans devoir supprimer de faux clients de votre suivi.
Des filtres, des statuts et des repères calculés
Les en-têtes comportent des filtres. La colonne « Statut » propose une liste de choix. La dernière colonne signale une action à traiter, une échéance à venir ou une information manquante : statut, action ou date à définir.
Les dossiers gagnés, perdus et en pause sont exclus des rappels de prospection. Pour une prestation gagnée, organisez ensuite sa réalisation dans votre outil de production ou votre agenda.
En haut de la feuille, vous retrouvez le nombre de dossiers actifs, les actions à traiter, les dossiers gagnés et perdus, le montant associé aux dossiers gagnés et leur part parmi les décisions renseignées. Ces calculs portent sur les 100 lignes prévues.
Le tableau ne contacte personne à votre place. Il n’envoie ni mail, ni SMS, ni notification. La date de revue utilise la date du jour à l’ouverture ou au recalcul du classeur ; vous pouvez la remplacer par une date précise pour examiner votre suivi à cette échéance.
Quelles colonnes remplir dans un tableau de prospection ?
Le modèle propose douze colonnes de saisie et une colonne calculée. Vous n’avez pas besoin de connaître toutes les réponses dès le premier contact. Laissez un montant vide tant qu’aucune proposition n’a été préparée, plutôt que d’inscrire une estimation sans fondement.
| Colonne | Ce qu’elle vous aide à décider | Exemple de saisie |
|---|---|---|
| Entreprise / projet | Identifier le dossier sans ambiguïté | Formation des nouveaux managers |
| Interlocuteur | Savoir avec qui vous échangez | Responsable formation |
| Besoin identifié | Relier votre offre à un problème exprimé | Préparer six managers à leurs entretiens |
| Origine du contact | Retrouver le contexte de la relation | Recommandation d’un partenaire |
| Statut | Comprendre l’étape actuelle | En attente de décision |
| Dernier échange | Retrouver la date du dernier contact réel | Date du dernier appel |
| Prochaine action | Préparer un geste précis | Envoyer le programme adapté |
| Date de l’action | Organiser votre agenda | Date convenue avec l’interlocuteur |
| Montant proposé HT (€) | Suivre la valeur de la proposition | 2 400, uniquement après proposition |
| Date de décision | Noter un accord ou un refus | Date de confirmation de la décision |
| Motif / contexte | Garder une information utile et factuelle | Réunion de validation prévue lundi |
| Coordonnée utile | Retrouver le canal pertinent | Adresse professionnelle communiquée |
| Suivi calculé | Repérer les actions et les informations manquantes | À traiter ou Date à définir |
Une ligne par opportunité, avec une règle stable
Dans ce modèle, une ligne représente un projet commercial. Si une même entreprise vous demande deux interventions distinctes, créez deux lignes en nommant clairement chaque projet. À l’inverse, deux échanges au sujet de la même mission ne justifient pas deux dossiers.
Cette règle compte pour lire vos chiffres : les indicateurs dénombrent des dossiers, pas nécessairement des personnes ou des entreprises uniques. Gardez la même définition au fil du temps.
Des notes utiles, sans accumulation d’informations personnelles
Écrivez « attend le budget du prochain trimestre » plutôt que « personne compliquée ». La première formulation prépare votre prochaine décision ; la seconde apporte peu au suivi.
La CNIL recommande de limiter les données collectées à ce qui est nécessaire. Conservez un fichier professionnel pertinent, limitez son accès et évitez d’y consigner des informations sensibles sans utilité pour la démarche commerciale. Un suivi de prospects ne doit pas devenir un dossier personnel sur vos interlocuteurs.
Comment remplir le tableau : trois situations concrètes
Consultant : faire avancer une proposition envoyée
Dans l’exemple A du classeur, un cabinet a reçu une proposition de 1 800 € HT pour clarifier son pilotage commercial. Le statut est « Proposition envoyée ». La prochaine action consiste à faire le point sur le périmètre.
La bonne question sera liée au projet : « Les étapes proposées correspondent-elles à votre priorité ? » Si le prospect exprime une réserve, mettez à jour le contexte avant de prévoir la suite. Vous ne revenez pas vers lui uniquement parce qu’une cellule change de couleur.
Pour préparer le message, utilisez nos modèles de relance de devis sans réponse. Choisissez celui qui correspond à l’étape réelle du dossier.
Formateur : respecter le circuit de validation
L’exemple B concerne une formation proposée à 2 400 € HT. Une réunion interne est prévue avant le prochain contact. Le tableau conserve ce contexte et une date d’action postérieure à cette réunion.
Vous pouvez ainsi préparer le programme ou les précisions attendues, sans relancer avant que votre interlocuteur dispose d’une réponse. Si la réunion est reportée, actualisez la date et sa raison. Ne laissez pas une ancienne échéance déclencher une suite de rappels déconnectés du projet.
Freelance : qualifier avant de chiffrer
L’exemple C porte sur la présentation d’un site. Un rendez-vous est prévu, mais le besoin n’est pas encore suffisamment défini pour établir une proposition. Le montant reste donc vide.
C’est une information utile. Vous savez que la prochaine étape concerne la compréhension du besoin, pas la négociation du prix. Le tableau doit refléter cette réalité, même si elle paraît moins rassurante qu’un total de chiffre d’affaires potentiel.
Quels statuts utiliser pour suivre vos prospects ?
Des étapes compréhensibles
La liste du modèle comprend huit statuts : « À contacter », « Contact établi », « Rendez-vous prévu », « Proposition envoyée », « En attente de décision », « Gagné », « Perdu » et « En pause ».
Choisissez un statut sur la base d’un fait. Une personne qui apprécie votre publication n’a pas nécessairement exprimé un besoin. Un devis envoyé n’est pas une vente gagnée. Un rendez-vous intéressant n’est pas encore un accord.
Le statut décrit où vous en êtes ; la prochaine action décrit ce que vous allez faire. Les deux informations se complètent. « Contact établi » sans prochaine étape risque de rester longtemps inchangé.
Mettre un dossier en pause ou le clôturer
Utilisez « En pause » lorsqu’il n’existe plus de prochaine action commerciale à engager maintenant. Si la personne préfère reprendre elle-même contact, notez-le et respectez ce choix. Le fichier n’a pas vocation à vous pousser à contacter indéfiniment chaque relation.
Utilisez « Perdu » après une décision négative connue, en notant le motif s’il a été exprimé. La date de décision permet de retrouver le moment où le dossier a été clôturé. Le statut « Gagné » correspond à un accord confirmé selon votre processus commercial.
Utiliser le tableau chaque semaine et lire les bons indicateurs
Commencez par les actions à traiter et les champs manquants
Au début de votre créneau commercial, filtrez « Suivi calculé » sur « À traiter ». Consultez le contexte avant chaque prise de contact. Corrigez ensuite les lignes signalées « Statut à définir », « Action à définir » ou « Date à définir ».
Ces alertes sont utiles : un contact sans action ne disparaît pas silencieusement du suivi. Après chaque échange, actualisez le statut, le contexte, la dernière date de contact et la prochaine étape.
Réservez un créneau compatible avec votre activité. Pour relier ce suivi à vos autres actions, consultez notre guide pour organiser votre activité commerciale. L’agenda et le tableau doivent travailler ensemble.
Distinguez activité, décisions et encaissements
Le compteur des dossiers actifs additionne les cinq premiers statuts de la liste. Les dossiers gagnés, perdus ou en pause n’y figurent pas. Le compteur d’actions à traiter dépend de la date de revue et des prochaines actions renseignées.
Le montant gagné additionne les montants HT saisis sur les dossiers marqués « Gagné ». Il ne mesure pas l’argent encaissé. Renseignez les montants des dossiers gagnés pour que ce total reste interprétable, puis suivez factures et paiements dans l’outil adapté.
La part des dossiers gagnés parmi les décisions est calculée ainsi : gagnés ÷ (gagnés + perdus). Sans décision renseignée, le fichier affiche « n.a. ». Il ne s’agit pas du taux de transformation de tous vos contacts.
Dans l’exemple fictif, un dossier gagné et un dossier perdu donnent 50 %. Cela illustre la formule, sans constituer une référence de performance. Les autres dossiers attendent encore une décision. Les compteurs portent sur l’ensemble des lignes du modèle, sans filtre mensuel ; filtrer l’affichage ne modifie pas leurs totaux.
Ne confondez pas un fichier bien tenu avec une démarche commerciale
Vous pouvez passer une heure à réorganiser vos colonnes et éviter l’appel que vous aviez prévu. Cela arrive, surtout quand la peur de déranger ou le doute sur votre offre prend le dessus.
Faites simple : préparez votre message, contactez la bonne personne, puis mettez la ligne à jour. Le tableau doit soutenir votre passage à l’action. Si vous cherchez aussi à diversifier vos sources de contacts, vous pouvez télécharger notre guide pour trouver des clients.
Excel, Google Sheets ou CRM : quel outil choisir ?
Démarrer avec un fichier simple
Un tableur peut convenir tant que vous retrouvez les informations, maintenez vos prochaines actions et maîtrisez les accès. Excel permet d’utiliser directement le fichier .xlsx proposé ici.
Vous pouvez aussi importer un fichier Excel dans Google Sheets. L’aide officielle Google explique les possibilités d’import et de conversion. Après import, vérifiez les dates, les listes de statuts et les formules avant de saisir vos vrais contacts. Le fichier fourni est un classeur Excel, pas un lien vers une feuille Google déjà partagée.
Passer à un CRM lorsque le besoin le justifie
Un CRM peut devenir pertinent lorsque plusieurs personnes partagent les dossiers, que l’historique se perd ou que vous avez besoin de rappels et de connexions à d’autres outils. Le nombre de lignes, à lui seul, ne suffit pas à décider.
Avant de changer, identifiez la difficulté concrète à résoudre. Un outil plus complet ne remplacera pas une cible claire, une offre compréhensible et des échanges utiles avec les prospects.
FAQ : créer et utiliser un tableau de prospection
Le tableau de prospection est-il gratuit ?
Oui. Le modèle IMPS est téléchargeable directement au format .xlsx, avec une feuille vierge et un exemple fictif rempli. Son utilisation nécessite un logiciel capable d’ouvrir ce format.
Combien de prospects peut-on suivre dans le modèle ?
La feuille vierge comporte 100 lignes préparées. Au-delà, étendez le tableau, la liste de statuts, les formules de suivi et les plages utilisées par les compteurs. Copier seulement des noms sous la dernière ligne ne suffit pas à les intégrer à tous les calculs.
Peut-on trier les prochaines relances par date ?
Oui. Utilisez le filtre de la colonne « Date de l’action » pour trier le tableau complet. Évitez de trier une seule colonne indépendamment des autres : vous risqueriez de séparer une échéance du dossier correspondant.
Le fichier envoie-t-il des rappels automatiques ?
Non. Il affiche un état calculé dans la dernière colonne. Les contacts, les messages et les rappels dans votre agenda restent à organiser par vos soins.
Que noter lorsqu’un prospect refuse ?
Passez le dossier au statut « Perdu », renseignez la date de décision et le motif connu, sans inventer d’explication. Arrêtez le suivi commercial de ce projet. Un refus clair est une information qui vous aide à concentrer vos efforts ailleurs.
Peut-on utiliser ce tableau pour plusieurs offres ?
Oui, en nommant chaque projet de façon précise. Si les offres deviennent difficiles à distinguer, ajoutez une colonne dédiée et vérifiez les plages de calcul après modification. Conservez une seule ligne par opportunité.
Votre prochaine action : renseigner cinq dossiers réels
Téléchargez le tableau de prospection IMPS, ouvrez l’exemple, puis passez dans « Mon suivi ». Ajoutez cinq dossiers : le besoin exprimé, l’étape actuelle et une prochaine action datée. Commencez par ce que vous savez ; complétez le reste après les échanges.
Vous souhaitez construire une démarche commerciale plus régulière ? Inscrivez-vous à notre webinaire du mardi à 11h00 en direct pour découvrir les 5 étapes pour structurer votre activité et faire décoller vos ventes.
Si vous avez besoin d’identifier vos priorités entre l’offre, l’acquisition et le suivi commercial, vous pouvez réserver un audit stratégique offert avec un expert IMPS. Vous pourrez faire le point sur votre situation et les prochaines actions à engager.
